Au-delà des procédures classiques lors des transactions internationales, nous avons quelques exigences particulières auxquelles nous attachons beaucoup d’importance selon les produits ou services demandés par nos clients ou fournisseurs. Ces particularités sont discutées et recommandées quand nous avons véritablement entamé des discussions en vue de ventes ou achats de produits ou services. Ceux qui sont donc désireux de traiter avec nous devrons s’attendre à des mesures à cause des expériences à travers des rencontres, voyages, formations et surtout dans la recherche de la qualité totale et de la satisfaction de toutes les parties dans le commerce. Dans le domaine des activités de négoce et import export il parait très utile de préciser que nous exigeons une Lettre d'Intention d'Achat ou LOI (Letter Of Intent) en anglais ou même un Bon de Commande pour des produits ou service dont la valeur excède 10 000 euros. Pour certains produits ou services il ne suffit que la facture proforma et nous gagnons en temps.
Toute entreprise ou coopérative ou personne physique qui voudra acheter ou vendre un produit se verra dans l'obligation de faire un contrat d'achats ou de ventes avec notre entreprise surtout pour des quantités relativement grande que soit à l'export ou à l'import. Pour certains cas nous tiendrons compte de la quantité et pour d'autres c'est la valeur de la marchandise qui imposera un contrat. Mais le facteur temps sera beaucoup important. surtout quand la livraison du produit devra se faire sur une longue période et/ou aussi en revolving. L'un des objectif de la rédaction du contrat est la précision des conditions de partenariat, la sécurisation des intérêt mais aussi la définition des moyen et mode de paiement. Parfois il faudra faire avec le cas des apporteurs d'affaires dont nous tenons compte beaucoup.
Elle ne sera établie que lorsque le client ou prospect aura donné son accord concernant les prix, conditionnement, moyen de transport , mode paiement et autres informations techniques (fiches techniques), certificats disponibles ou pas. Il est mieux de ne pas perdre le temps qui est donc trop précieux si l'on est pas convaincu de la suite des opérations commerciales. Nous établissons des facture proforma pour nos prospects ou clients dès lors qu’un besoin est exprimé et que ceux-ci manifestent l’intérêt de traiter avec nous. Ce document peut être corrigé dans le sens de la modification des conditions d’exécution du marché. Dans la mesure où la facture donne une idée des montants, caractéristiques des produits, bref, toute notre offre commerciale entière. Ce document n’engage jusque-là pas le client ou prospect sauf après validation de sa part par une lettre d’intention d’achat ferme. Nous demandons le même processus pour nos fournisseurs sauf cas d’achat ou vente de produit de petite quantité. Demandez donc un devis à nos services Commercial Marketing ou Service Comptabilité ou Service Logistique & Transit selon le cas et vite vous serez servi.
Le client aura parfois besoin de faire un acompte selon le produit ou marchandise. Pour certains produits il sera obligatoire de payer une partie de la somme totale, ce qui confirme l’engagement du client mais dès fois l’avance facilite la production, le conditionnement, le stockage du produit. Parfois il faut payer toute la somme exigée sur la facture proforma car certaines conditions paraissant difficiles à respecter.
Ce document commercial sera toujours émis pour confirmer la quantité définitive servie mais aussi les derniers détails de la transaction puisque la proforma n’est que provisoire. Pour ce qui est des entreprises exerçant sur le même territoire que le nôtre nous produisons la facture dite « normalisée » qui porte le sticker autorisé par la chambre de commerce.
Bien que la liste ne soit pas exaustive il faudra s'attendre à certains documents obligatoires pour les cas d'importation ou exportation de certains produits ou marchandises. L’ensemble des documents à remettre à un client dépend de l’incoterm choisi. Mais en cas de vente en FOB ou CIF, nous aurons obligatoirement certains documents : - Facture définitive - Facture définitive Original - Copies de Facture Original - Bill of Lading (BL) ou Connaissement en français - Certificat d’origine de la marchandise - Certificat de poids - Certificat de qualité (après analyse d’une structure de certification telle que SGS, BUREAU VERITAS, ACE GLOBAL, CODINORM, etc. - Certificat de fumigation - Liste des conteneurs - etc
Dans le cas où une avance ou acompte a été fait le solde sera demandé avant la remise de document définitif. Et celà pourrait être une condition obligatoire au contrat. LE CONTRAT faisant fois toutes les parties devront prendre toutes les dispositions nécessaires pour que l'ensemble de nos services ( SERVICE COMMERCIAL & MARKETING, SERVICE LOGISTIQUE & TRANSIT, SERVICE COMPTABILITÉ, SERVICE QUALITÉ, SERVICE TECHNIQUE, etc) œuvrent à la satisfaction des parties au contrat tout en respectant les délais et les normes internationales.

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